Egy édesipari óriáscég MRO költségeinek csökkentése

Bevezetés

A beszerzési csapatok és mérnökök számos kihívással kerülnek szembe szervezetük eszközeinek és létesítményeinek a karbantartásával, javításaival és működésével kapcsolatban. A közvetett anyagok ellátási lánca összetett az érdekeltek száma, a töredezett beszállítói bázis és a kategóriák között megosztott termékek száma miatt. Ezenkívül a legfelső vezetés állandó nyomást gyakorol a költségek csökkentése irányában.

Az RS, mint az egyik legnagyobb ipari beszállító, egyedi pozíciójának birtokában képes megérteni ügyfeleinek összetett szükségleteit, továbbá segíteni tud ezeknek a vállalkozásoknak folyamataik egyszerűsítésében és a költséghatékonyság elérésében.

A szervezetek szempontjából döntően azt kell elfogadni, hogy a beszerzés közvetlen költségei kétszeresen is meghaladhatják magukra a termékekre költött összeget. Ha tehát az Önök szervezete 100.000 fontot költ egy év során termékvásárlásra, további 200.000 fontot fog költeni feldolgozási vagy „puha” költségekre.

Ily módon jelentős érték rejlik a folyamatköltségek csökkentésében ahelyett, hogy kizárólag a beszerzési árra összpontosítanánk. A folyamatok egyszerűsítése más jelentős előnyökkel is járhat.

Az egyik jól ismert édesipari gyártóval folytatott munkánk - aki piacvezető a kategóriájában és 100 millió fontot meghaladó forgalmat bonyolít le - nagyon jó példa arra, hogyan tudja az RS hozzásegíteni az ügyfeleket a folyamati költségek erősebb kézben tartásához. Az RS hosszú évekig dolgozott együtt ezzel a vállalattal és a termékek széles választékával látta el. Ide tartoznak az elektromos és automatizálási termékek, az egyéni védőfelszerelések (PPE), a szerszámok és a tesztberendezések, amelyeket a karbantartó mérnökök a működés fenntartásához használnak.

Jelentős szervezetként az édesipari gyártó hosszú távú tervbe foglalta beszerzési folyamatának leegyszerűsítését, és ebbe beletartozott az összes kiadás felülvizsgálata. A beszerzési osztály feladata az lett, hogy csökkentse a beszerzési folyamat körüli adminisztrációt és bürokráciát azért, hogy az felgyorsuljon és kevesebb szereplő bevonását igényelje a vállalkozásban.

Az ügyfél rendszerint jelentős időt töltött olyan beszállítók megtalálásával, akik rendelkeztek a számukra szükséges termékekkel, majd az árajánlatok összehasonlításával; megrendelések létrehozásával egy pénzügyi csapat segítségével; végül olyan szállítás megszervezésével, amelynek lebonyolítási ideje nem befolyásolta a mindennapi üzleti tevékenységeket.

Ugyanakkor azt is érezte, hogy a vásárlás során sok volt a duplikáció és a kézi adatbevitel. Röviden, a folyamat késleltette a kis értékű termékek beszerzését, miközben értékes időt rabolt el az alkalmazottak alapvető feladatainak ellátásától.

Az RS vállalat először áttekintette a beszerzéstől a kifizetésig terjedő folyamatait. Ezt az RS e-kereskedelmi szakértők csapata és az ügyfél érdekelt feleinek részvételével tették meg. Egy folyamatköltség kalkulátor segítségével az egyes folyamatlépések időigényét és a vállalati költségeket számolták ki minden megrendelés esetén. Ezen elemzés alapján megállapították, hogy egy megrendelés teljesítése átlagosan 88 percig tartott és 74 fontba került.

Az RS évente több mint 200 megrendelést kezelt, és más beszállítók is hasonló mennyiségű rendelést kaptak. Az RS úgy döntött, hogy a legjobb módszer a problémák és költségek csökkentésére az ügyfelek részére a PurchasingManager™ bevezetése lesz.

A PurchasingManager™ egy online rendeléskezelő rendszer, amely párhuzamosan működik az RS weboldallal. A vevők számlafiókokat hozhatnak létre, és kezelhetnek költségvezérlőket, költséghelyeket, valamint jóváhagyási korlátokat az összes online vásárlásukhoz. A rendszer lehetővé teszi a végfelhasználók, például mérnökök számára, hogy könnyen böngésszenek, rendeljenek termékeket, majd nyomon követhessék a szállítást. A rendszer automatizálja az engedélyezési folyamatot, és az RS-től érkező megrendelések jóváhagyásához csak egyetlen engedély szükséges. A megrendelések közvetlenül az RS-hez kerülnek továbbításra a beszerzés bevonása nélkül. Az édesipari ügyfél a havi keretrendelést választotta az egyedi beszerzési rendelések helyett, így a rendelések feldolgozása a hónap végén történik.

Az ügyfélnek mostantól egyszerűsített munkafolyamata van a felhatalamazott végfelhasználókkal. Ez a folyamat jelentősen csökkentette a feldolgozás költségeit és lehetővé tette, hogy a közvetett beszerzési folyamatba tartozó egységek saját szerepkörükben mind értéknövelő tevékenységekre tudjanak koncentrálni.

Az ügyfélnek a PurchasingManager™ bevezetése előtti 74 fontos megrendelésenkénti átlagköltsége mostanra 46 fontra csökkent. A megrendelések száma ugyanakkor évente 1089-cel nőtt, mivel több megrendelést vontak össze az RS-szel és ezzel csökkentették beszállítói bázisukat. Az új megrendelésenkénti költség alapján ez évente 30 492 font megtakarítást jelentett a régi folyamatukhoz képest.

A beszerzés teljes folyamata nagy mértékben felgyorsult, egyre több alkalmazott rendel megbízható beszállítóktól (ahelyett, hogy helyi vagy online beszerzést folytatna); emiatt javul a szerződések betartása, az alkatrészek pedig a mérnökök számára szükséges időben sikeresen kiszállításra kerülnek, vagyis sokkal rövidebb az állásidő.

Mindezek eredményeképpen az ügyfél eltávolodott attól a rossz hatékonyságú, költséges folyamattól, amelyben duplán szerepeltek a feladatok és nagy volt a kuszaság, mostanra pedig rendkívül hatékonnyá vált, miközben a vásárlástól a fizetésig tartó folyamat egésze ténylegesen átláthatóvá vált.

Szeretne többet megtudni?

Ha tudni szeretné, hogyan tudunk Önnel együttműködni, kérjük vegye fel a kapcsolatot ügyfélkapcsolati menedzserével vagy a helyi értékesítési csapattal és kérjen megbeszélést a PurchasingManager™ programról, valamint értéknövelt megoldásaink egyéb választékáról.

Vissza a tetejére