Az egyik legnagyobb autógyártóval való kapcsolatunk jó példa arra, hogy az RS hogyan dolgozott együtt a szervezettel a közvetett beszerzési folyamat javításán. Az RS-t az MRO (karbantartási, javítási és üzemeltetési) termékek egyik fő beszállítójaként használva a cég azzal a problémával szembesült, hogy rengeteg kis megrendelést kellett leadnia. Minden egyes megrendelést manuális igénylési folyamaton vittek keresztül és kézzel vittek be a cég helyi ERP (erőforrás-tervezési) rendszerébe.

Ez a beszerzési részleg számára párhuzamos munkát jelentett, ennek következtében pedig megnőtt az egyes rendelések feldolgozási ideje (és az ebből eredő költség), mivel a vállalat saját e-beszerzési rendszerén kívül felvett minden egyes rendeléshez egy külön beszerzési rendelést kellett generálni és bevinni a belső rendszerbe. Tekintettel a tranzakciók számára egy ilyen méretű szervezetben, ez jelentősen megnövelte a beszerzési csapatok munkaterhét.

Ezt figyelembe véve jelentős érték rejlik a folyamatköltségek csökkentésében ahelyett, hogy kizárólag a beszerzési árra összpontosítanánk.

Emellett az ügyfél szerette volna jobban átláthatóvá tenni a közvetett kiadásait a kulcsfontosságú beszállítókkal, akiktől rendszeresen vásárolt, hogy jobban felismerje a költségmegtakarítási és hatékonysági lehetőségeket. A vállalat tehát a saját e-beszerzési rendszerébe kívánta integrálni ezeket a rendszereket.

Az RS-t az első fázisban választották ki azon beszállítók közül, amelyekkel az autógyártó integrálódni kívánt. Ennek oka az RS által kínált széles termékválaszték volt, így a termékkategóriában az ügyfél összes igényét ki tudta elégíteni, valamint az e-beszerzési megvalósítások terén szerzett technikai tapasztalat.

Annak érdekében, hogy a mérnökök számára minimálisra csökkentsék a kényelmetlenségeket, ugyanakkor hozzáférést biztosítsanak a termékekhez, a műszaki adatokhoz, a képekhez és a raktárkészlet rendelkezésre állási adataihoz, a PunchOut nevű funkciót használták. Ez biztonságos kapcsolatot tett lehetővé az RS weboldalához az ügyfél e-beszerzési moduljából. A PunchOut használata lehetővé teszi az autógyártó végfelhasználói számára, hogy saját rendszerükben rendelést nyissanak, belépjenek az RS weboldalára és összeállítsanak egy termékkosarat, amelyet aztán visszahívnak a saját rendszerükbe. Amint a kosár adatai beérkeznek, a funkció automatikusan feltölti a megrendelést az ügyfél számára szükséges összes információval, amelyet közvetlenül az RS-nek küldhetnek el feldolgozásra (beleértve az esetleges belső jóváhagyásokat is).

Ez az új, egyszerűsített folyamat jelentősen csökkentette a megrendelések folyamatidejét, miközben megőrizte a végfelhasználók önállóságát a vásárlások lebonyolításához. Ezzel értékteremtő tevékenységekre fordítható idő szabadult fel mind a beszerzési csapat, mind a végfelhasználók esetében.

A teljes folyamat „járulékos” költségei 97 millió forintról 62 millió forintra csökkentek, ami több mint 35 millió forintos megtakarítást jelent. Ezt úgy érték el, hogy a rendelések folyamatideje átlagosan 89 percről mindössze 56 percre csökkent. Ez azt jelenti, hogy a megrendelés leadása csak 7 percet (a korábbi papíralapú folyamat fele) és az engedélyezés 6 percet (a korábbi folyamat fele) igényel, a termék árának/elérhetőségének megerősítése pedig nem szükséges, mivel ez az információ azonnal elérhető (emiatt 11 perccel csökkent a korábbi folyamat ideje). Arra sincs szükség, hogy minden hónapban külön-külön történjen az egyes számlák kifizetése, mivel az RS havonta egy összesítő számlát tesz elérhetővé.

Emellett az egyetlen integrált rendszer használata nagyobb átláthatóságot biztosít az ügyfélnek a közvetlen kiadások tekintetében. Mivel a több ezer beszerzés minden adatát egyetlen rendszerben gyűjtik, ezen információk mostantól elemezhetők, ami segíti az ügyfelet teljesítményének mérésében és közvetett beszerzési stratégiájának jövőbeni javításában.

Magát az integrációt a két fél műszaki szakértői közösen hajtották végre, az RS e-kereskedelmi szakembere pedig az elejétől a végéig felügyelte a folyamatot.

A felállításban érintett számos változó miatt a csapatok az ügyfél aktuális folyamatát feltérképezve ellenőrizték, hogy az új folyamat a lehető legjobban követi-e a jelenlegit a kívánt eredmény elérése érdekében és hogy biztosítva van-e az összes szükséges beszerzési adat egyetlen rendszerben történő rögzítése. A rendszert szigorú tesztelés után véglegesítették, az RS pedig az első hónapban tovább monitorozta a kapcsolatot, mielőtt sor került volna a projekt sikeres integrációként való lezárására.

Végül az e-beszerzésből származó adatokat az ügyfél felhasználhatja a készletek jobb ellenőrzésére. Mivel világos képet kap arról, hogy mit vásárol, lehetősége van arra, hogy a tényleges fogyasztás alapján készletprofilokat hozzon létre. Ez azt jelenti, hogy az ügyfélnek csak olyan készletet kell tartania, amelyet ténylegesen használ (különösen a nem tervezett karbantartás esetén), míg a nem rendszeresen használt drága tételeket igény szerint megrendelheti az RS által kínált szállítási lehetőségek széles skáláját felhasználva.

Az ügyfelek mostantól az elektronikus rendelési rendszer adatait felhasználva jobb áttekintést kaphatnak készleteikről. A megvásárolt áruk világos áttekintése révén az aktuális fogyasztás alapján készletprofil hozható létre. Az ügyfél így csak az aktuálisan szükséges árukat tarthatja raktáron (különösen a nem tervezett karbantartások esetén) és a nem rendszeresen használt drága cikkeket igény szerint rendelheti meg az RS szállítási lehetőségek valamelyikével.