A Covid19 világjárvány senki által előre nem látott rémálmokat okozott az ellátási láncban. A világjárvány a lezárt határoktól kezdve a megugró szállítási költségekig számos olyan feltételezés újragondolására kényszerítette a beszerzési szakembereket, hogy teljesen megváltoztassák a korábbi években megszokott megközelítést.

Vegyük például a "just-in-time szállítást". A világjárvány kíméletlenül rávilágított, mennyire érzékenyek vagyunk a beszállítói oldalon bekövetkező zavarokra. Ugyanakkor a válság gazdasági hatásai miatt a tartalékkészletek csak kevesek által megengedhető luxust jelentenek.

Mindenekelőtt fontos, hogy ellenálljunk a kísértésnek, hogy diverzifikáljuk a karbantartási, javítási és üzemeltetési (MRO) beszállítói bázist. Ehelyett a siker kulcsa az, hogy olyan beszállítók szűk csoportját használja, akikben megbízik és akikről biztos lehet benne, hogy nem hagyják cserben. A beszállítók racionalizálása volt messze a legnépszerűbb beszerzési hatékonysági stratégia, amelyről a világjárvány idején a Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) intézettel közösen készített, közvetett beszerzésről szóló jelentés részeként beszámoltunk.

„Egyértelmű nyomás nehezedik a beszállítók racionalizálására. Ez jó ötlet, és érdemes megfontolni, de őszintén szólva úgy gondolom, hogy manapság jobb, ha az ellátási lánc rugalmasságára törekszünk, mintha a racionalizálásra összpontosítanánk” - mondja Dr. John Glen, a CIPS közgazdásza és a Cranfield School of Management vendégoktatója.

„Ez egy hosszú távú projekt, de a következő 6-18 hónapban az ellenálló képesség kiépítésére és az ellátási láncban uralkodó kockázatok kezelésére kell összpontosítanunk. A racionalizálás egy, a háttérben zajló folyamat.”

Amikor az MRO-ellátási láncok nyomás alá kerülnek, fontos, hogy gyorsan cselekedjünk a termelés fenntartása érdekében. David Loseby, a Rolls-Royce repülőgép-hajtóműveket gyártó vállalat beszerzési igazgatója szerint azonban a vészhelyzeti intézkedések következményeit is figyelembe kell venni.

„Amikor egy világjárványhoz hasonló dolog történik, biztosnak kell lennünk abban, hogy amit teszünk, az nem okoz hosszú távú károkat. Mit tudunk tenni, ami egy ideig fenntartható és átlátható, hogy a szervezet is megértse?” – teszi fel a kérdést.

Figyelmeztet arra is, hogy a nagyon leegyszerűsítő szemlélet – pl. nőttek vagy csökkentek a kiadások – alkalmazásakor fennáll a tévedés kockázata.

Loseby hozzáteszi, hogy a szűk ellátási láncok korában ahelyett, hogy egyszerűen lecserélnénk az egyik beszállítót egy másikra, fontos, hogy olyan agilis ellátási láncot alakítsunk ki, amely képes alkalmazkodni az új körülményekhez. „A valóság az, hogy egyszerűen nem lehet több millió font értékű tartalékkészleteket tartani” – teszi hozzá.

Glen és Loseby is egyetért abban, hogy a hatékonyság és a rugalmasság nem zárják ki egymást. A megbízható és stabil beszerzési partner által biztosított e-beszerzési és VMI (értékesítő által kezelt készletezés) megoldások használata segíthet az ellátási lánc időtállóvá tételében.

Tévedés azt gondolni, hogy az ellátási lánc rugalmassága csak az üzleti inputok szempontjából fontos. Ha nincs rálátásunk arra, hogy mit használunk fel, akkor nem tudjuk hatékonyan megtervezni a beszerzési művelet ellátási oldalát.

„Nagyon gyakran tapasztaljuk, hogy a több telephelyen működő vállalkozásoknak alig van rálátásuk a készletszintekre” - magyarázza Alex Davies, az RS ügyfélbeszerzési megoldásokért felelős igazgatója.

„Ez az adatok minőségén múlik” - folytatja. "Attól függ, hogy milyen rendszereket használnak, és hogy ezek a rendszerek hogyan kapcsolódnak a beszállítóikhoz. Ha a beszállítói bázisuk széttöredezett és túl sokan vesznek részt az MRO beszerzésében, akkor csökken az esélye annak, hogy jó minőségű és hozzáférhető adatokkal rendelkezzenek. Ha kiforrottabb megközelítést alkalmaznak és olyan értékesítővel társulnak, mint az RS, akkor sokkal szélesebb körű adatokhoz és megoldásokhoz juthatnak hozzá, amelyek segítségével maguk ellenőrizhetik, hogy van-e raktáron, amire szükségük van.”

Bár a költségcsökkentés még mindig az első számú prioritás, a fenntarthatóság, az etika és az előre tervezés képessége szintén kulcsfontosságú stratégiák az MRO-beszállítókkal való együttműködésben a kritikus alkatrészek beszerzése érdekében.

"E célok eléréséhez elengedhetetlen, hogy olyan bevált partnerekkel dolgozzunk együtt, akiknek ugyanaz a céljuk. A megrendelési folyamatnak feltétlenül tartalmaznia kell egy fenntarthatósági tervet, valamint a gyakorlatban megvalósító irányelvek, folyamatok és irányítás programját” - magyarázza Kate Davies, a globális kereskedelmi szolgáltatások vezetője.

„Az etikus beszerzés egyre fontosabbá válik az igazgatóságok, a befektetők és a vásárlók szemében” - teszi hozzá. „Ennek a változásnak az egyik legfontosabb szempontja, hogy a beszerzési folyamatot olyan tényezőnek kell kezdenünk tekinteni, amely képes a status quo megkérdőjelezésére és az etikus beszerzési elveknek a beszerzési üzleti folyamatba való beemelésére.”

Nagyon kevés beszerzési csapat kap plusz létszámot az ellátási lánc fenntarthatóságának kezeléséhez. „Ez még egy okkal több, amiért a vállalkozásoknak olyan megoldásokkal kell felszabadítaniuk az emberi kapacitást, mint a VMI és az e-beszerzés” - fejezi be Alex Davies.

Mindebből egyszerűen következik, hogy az ellátási lánc rugalmassága a beszállítók minőségétől, megbízhatóságától és tudásától függ. Ezért olyan fontos, hogy a megfelelő MRO-partnerrel dolgozzon együtt, hogy garantálja ellátási láncának jövőjét.